那个总能按时交稿、从不拖延的同事，她的工作桌面上只开着这几个东西

总能按时交稿的人，桌面上往往只开着这几个工具

高效办公环境不是图标数量的多寡，而是界面设计是否简明合理。经由对比可知，那些可以迅速地完成工作任务，且不会出现拖延现象的员工，其桌面上的应用工具只有那些文字处理软件、时间管理工具、项目追踪平台、知识管理系统、团队协作应用等。也就是说他们之所以高效是因为其高效不是来自于繁杂的工作时间上的安排，而是因为高效来源于对其业务核心任务的集中并加以优化。

一、为什么“少而精”的桌面更高效

有些个体表现出的拖延行为不是由于缺乏能力造成的，而是在工作环境中的某个时候依靠启动界面来寻找工作的状态所导致的。复杂的界面布局和信息过载都会造成认知资源不能被有效分配，从而使得注意力不能长时间地集中在某一个任务上。

该要素的关键之处就是改善决策成本、加快工作效率。用户登录设备之后就可以得到任务的优先级、操作指南等重要的信息，进而达到对资源来源进行追踪、管理的目的。

经由研究得知环境复杂度同认知抑制启动效应存在着负向关联。该规律对写作、方案策划、数据采集等专业有很好的实践指导作用。

二、她的桌面通常只开这5类东西

1. 文档编辑器

最核心的永远是写作窗口。

不论是Microsoft Word、WPS文字处理软件，还是各种在线文档协作平台，其主要的功能都是创建出一个统一的操作环境，极大地降低了用户在各个模块之间切换的次数。

2. 日历或时间管理工具

按时交稿的人，几乎都会把时间拆得很细。

把上午设为选题和构思的时间段，下午用来写初稿，傍晚是文章修改的时段，在晚上完成最后的提交。

相比依靠个人记忆，使用日历提醒工具可以大大提高节点信息的准确性、处理速度。

3. 待办清单

她们不会把任务全记在脑子里，而是写进清单。

清单的功能并不只是记载众多琐事，它真正起到的作用是帮助人们找出一天应该优先完成的三个主要事情。

高效待办清单构建方法这个长尾关键词的本质，就是简约性与聚焦性的要义。

4. 素材库或云盘

优秀的管理实践就是将核心资料加以系统化分类、规范化存档，其中就包含了图片素材、引用链接、模板文档、客户需求信息等诸多方面。

此种写作风格会明显减少对于即时通讯软件以及电子文档的使用频率，从而有效地利用起零碎的时间。

5. 沟通软件

不是一直看消息，而是定时处理。

高效稿件处理流程应该突出批量操作、集中校对的特点，而不能只是被动地应付分散的通知指令。该方法能减小任务之间产生的干扰。

三、一个真实可复制的高效办公桌面模板

如果你也想提高交稿效率，可以试试这个配置：

• 左侧：文档编辑器

• 右侧：待办清单

• 顶部：日历提醒

• 底部：素材库快捷入口

• 固定区：沟通软件

这套布局的好处是，所有高频动作都能在3秒内完成。

该种写作模式大大缩减了界面切换、查找资料的次数，使任务连续性和执行速度得到很大提高。

四、她为什么总能按时交稿

按时交稿看起来是“自律”，本质上是流程稳定。

比如她每次接到任务后，都会先做三步：

1. 先确认交付标准

2. 再拆分成可执行小任务

3. 最后按时间块推进

其主要观点是不求一蹴而就的最终目的，而是要求各个过程都能够取得预期的效果。

部分拖延不是消极态度所引起的，而是由于任务太大、目标不清晰造成的。把大任务拆分成一个个小的模块，那么整体难度以及初始付出都会降低。

五、推荐一个适合内容型工作的辅助工具

对于经常撰写文稿、编辑内容或者整理资料的用户来说，媒小助平台会给它们提供较大的帮助和支持。

它的应用范围主要是以“资料整理、内容支持、效能改善”为主。对于数据集成以及结构化处理而言，它有着很强的减小重复性操作耗时的作用，并且明显提升了工作的效率。

利用此工具对搜索引擎优化文本进行创作的时候，可快速整理出关键词，并且可以按照主题对参考文献加以分类，从而使文章结构更具条理性以及整体框架更加严谨。

辅助性工具并不是要取代人的独立思考，而是把认知资源集中在核心的创作问题上。

六、想变得像她一样高效，先改这3个习惯

习惯1：桌面只留当天要用的工具

不用的先收起来，减少干扰。

桌面越干净，开始工作的阻力越小。

习惯2：先做最难的一步

比如写稿先写大纲，做方案先列逻辑。

启动最难的部分，后面会顺很多。

习惯3：固定每天的处理顺序

先写、后查、再改、最后提交。

顺序稳定，效率就会稳定。

七、适合长期坚持的高效工作原则

高效的个体本质特点，并不是经常出现好的成绩，而是一贯的稳定地表现出很高的产出水平。

他们靠改善办公环境布局，缩减工作流程，把主要精力集中在重要任务上，从而达到提高效率的目的。

为了提高稿件处理的速度，从现在起关闭除核心功能模块以外的所有非功能模块的软件窗口，只保留必要的功能模块应用程序，从而改善操作流程并提高工作效率。