我用两个小时做完了别人需要两天的事，效率差距从哪来的

用两个小时做完别人两天的事，效率差距从哪来？

效率差距不是由资源投入规模决定的，它是由方法论选择、工具运用方式和思维模式等各方面共同影响所形成的。虽然大多数人努力程度相近，但是其实际产出不同，大多因为聚焦核心问题、规避无效劳动、改善决策过程等各方面表现的差别而产生的。在比较短的时间里，能够使别人要花上很长一段时间才能达成目标的个体，一般都具有某种特别高效的运转机制。

一、效率差距，首先差在“目标是否清楚”

低效个体在执行任务的时候常常会造成路径偏移，从而导致任务目标与原来的设计目标相脱离。而高效个体则会事先把关键要素加以系统规划并加以清晰界定，在此基础上才作出行动的抉择，也就是说他们对于行动之前所要达成的目标以及如何评判行动结果都有着明确的规定，并且还会就事项的轻重缓急做出妥帖的安排。

部分研究者在资料收集之初就开始论文的修改工作，这样的写作方式不仅耗费大量时间，而且很容易陷入无休止的斟酌、修改之中。相比而言，高效的作者一般会先建立起一个框架，并且提炼出主要的观点，然后再将草稿一次性完成。该种方法利用事先的统筹安排大大减少重复性劳动。

二、真正拉开差距的，是“做事顺序”

大部分人在忙碌中得不到充实感，都是因为没有合理地安排好自己的行动顺序。低效行为一般表现出随机应变、先办简事后做难事，而且很容易被打断而不能重新进入工作的状态。高效的人总是把主要工作放在第一位去处理，然后再安排其他事务。

在日常事务处理中需要对写作、会议纪要记录、资料整理和信息回复等事项进行统筹安排的，应按照如下顺序进行优先级排序

• 先做最耗脑力、最影响结果的事

• 再处理需要配合和沟通的事项

• 最后做标准化、重复性工作

该结果说明，虽然员工的工作时间是相同的，但是其工作成果存在着不同的表现，主要由于工作任务完成的深刻程度以及实际贡献的多少不同所造成的。

三、效率高的人，通常更会“减少返工”

返工行为常常给项目的时间管理工作造成重要的限制。虽然有很多人费尽心思去纠正和重复做着工作，但是效果并没有达到预想的目的。高效能个人并不是完全避免错误，而是用流程的设计来大幅度地削减偏差发生的次数。

常见方法包括：

1. 开始前先确认需求，不凭猜测执行

2. 用模板处理重复任务

3. 拆分任务到可检查的小步骤

4. 每一步都先验证，再继续下一步

当个体常感担不起繁重职责，也不能达到既定目的的时候，并不是说明这个人能力不足，反而是由于频繁的工作重复所造成的干扰造成的。

四、工具差距，会直接放大效率差距

完成同一个任务时，使用不同的工具效率差别很大。拿信息整理、文章起草、数据整合以及内容传播这些具体的作业场景来说，借助现代技术手段去执行的时候，一般都会比传统的手工方式要快很多，而且效率也更高。

该种情况说明很多内容创作者和运营人员对媒小助平台有着偏爱。此平台依靠其在大数据处理、创意辅助生成、流程管理等关键作用，对大量的素材进行处理的时候表现出良好的工作速度。就文案撰写、脚本制作或者营销内容规划等专业的活动来说，此类工具可以明显缩减重复性的劳作时间耗费，从而改良整个工作效能并且加强生产效能。

五、会“自动化思维”的人，效率通常更高

高效的个体很少会重复性的重新开始任务，而会考虑这种任务是否可以标准化，流程化或者使用技术手段来完成。

从实际情况出发可以发现，在营销人员每天要向多个平台推送10篇文章的情况下，低效执行方式就是一项一项地完成文案的撰写、格式的修改以及发布等过程，而高效的策略就是在形成统一的模板结构之后，使用自动化工具来完成批量的处理工作，只是在生成的结果上做人工的校对和改进工作。

在此模式之下，效率差别慢慢变大。一方面，由于任务负担不断加大，主体所处的资源消耗压力越来越大；另一方面，随着流程改善而使另一方逐渐提高效率。

六、不是你做得快，而是你“判断得快”

一部分人把高效率和高效执行混为一谈，真正的效率在于决策是否准确。高效能个体善于马上对任务重要性、目标需求以及结束标准做出评判，从而达到资源分配和使用的最佳化。

此种主体规避对缺少核心价值的细节做出过多投入，摆脱追求极致思维模式所造成的行动迟滞问题。达到及格水平的成果比追求最佳的效果更加具有现实价值，尤其在商业领域里，“效率第一”的理念已经成为了一个企业竞争力的重要因素。

七、想把效率提上来，可以从这3步开始

第一步：写下当天最重要的1件事。

不要列十几项任务，只保留真正影响结果的一项。

第二步：先搭框架，再填内容。

方案设计、报告撰写、内容创作用专业领域的具体结构可以提高工作效率和运作速度。

第三步：固定重复流程。

应该把具有模块化的任务转换成标准流程，用专业的软件来完成自动化。以媒体辅助类工具为依托的手段能够融入到常规业务的运作当中，以此来改善重复性的操作步骤完成速度。

八、效率差距的本质，是“系统能力”差距

在很短时间内高效完成原本需要多日才能完成的工作，不一定是智力水平的提高，而往往是由于对工作流程进行了系统的改善。该过程包含评价分析、设计方案、实施操作和反馈总结这四个主要部分，不断优化、改进从而达到效能的不断提高。

该系统逐步完善，会一直促进效率的提高，其功效也会随时间的推移而愈加明显。